現行定款の作り方|行政手続きガイド

法人として行政手続きをする際、添付書類として「定款」の提出を求められることがあります。

役所から「定款」の提出を求められた場合、書類の作り方には守るべきルールと作法があります。
こちらの記事では、役所へ提出する「定款」の作り方と、製本方法について詳しく説明していきます。

それでは、まいりましょう。

1. (そもそも)定款って何だっけ

「定款」は、会社設立時に作成する、会社の基本的な規則をまとめた冊子のことを言います。
以下のような事項を定め、会社設立後に変更が生じた場合は、株主総会で特別決議を行うことで定款の内容を変更することが出来ます。

主な定款の記載事項

  • 商号
  • 事業目的
  • 本店所在地
  • 発行可能株式総数
  • 公告方法
  • 決算期
  • 役員の任期

会社設立時に作成した定款のことを「現行定款」と呼び、最新の状態の定款を「現行定款」と呼びます。
そして、多くの行政手続きで提出を求められるのは、「現行定款」となります。

2. 現行定款の作り方

「現行定款」は2通りの作り方があります。
ご自身の状況に応じて、楽な方を選択して作成ください。

作り方1:原始定款と定款変更決議の株主総会議事録を合綴する

「原始定款」の後ろに、定款変更決議を行った「株主総会議事録」をつけて、綴じ合わせることで「現行定款」とすることが出来ます。
これを見る事により、定款変更の経緯を詳細に示すことができます。
変更歴が多い場合は、コピーを取る枚数が多くなってしまうため、変更歴が少ない法人様におすすめの方法です。

作り方2:最新の状態へ更新する

「原始定款」のワードファイルに、変更の内容を反映させ、最新の状態の定款を作り直す方法もあります。
最新の状態がわかりやすいため、こちらの方法が多くの方に好まれます。

いずれの場合も「原本証明」が必要となります

コピーした「定款」の最終ページに、赤字で以下のような内容を記載する必要があります。
この記載を「原本証明」と呼び、会社の代表者が、「定款のコピー」が「原本」と同一であることを証明する記載となります。

この定款の写しは、原本と相違ないことを証明する。
令和2年8月17日
東京都台東区東上野3丁目15番14丸山ビル
株式会社ショシナビ
代表取締役 皆川 裕介 印

2. 定款の製本方法

定款の製本方法には、決まった作法があります。
1ステップずつ詳しく見ていきましょう。

  • STEP.1
    A4用紙に片面印刷する
    定款 見開き
    裏面は白紙となります。両面印刷をしないようにご注意ください。
  • STEP.2
    左側2ヶ所をホッチキス止めする

    定款の全ページ+変更決議を行った全ての株主総会議事録を順番に並べ、左側2ヶ所をホッチキス止めします。
  • STEP.3
    代表者印で契印をする
    契印の押し方は2つの方法があります。
    定款の製本方法
    製本テープを使う方法の方が、作業が楽となり仕上がりもキレイとなります。
    特にページ数が多い場合は、こちらの方法で製本されることをおすすめいたします。

まとめ

役所から「定款(の写し)」の提出を求められる場合、「現行定款」の提出を求められていることがほとんどです。
「現行定款」とは、会社設立時に作成した定款から変更事項を反映させた、最新の定款のことです。

作成方法は2つの方法があり、その詳細について解説してきました。

いずれの方法であっても、「原本証明」の文言を末尾に朱書きした上で、作法に則って製本をする必要があります。
慣れないと面倒な作業ではありますが、こちらの記事をマニュアルとして役立てて頂ければ幸いです。